Paradoks efikasnosti: kako upravljanje radnim tokom može u isto vrijeme pomoći i štetiti kadru
Mladi dječak je pitao zašto njegova majka uvijek reže ribu na pola prije pečenja pečenja, a rečeno mu je da je to ono što je njena majka također radila. Otišao je kod svoje bake i dobio isti odgovor. Kada je pitao svoju prabaku, ona mu je otkrila da je prvobitno rezala ribu kako bi joj stala u malu tavu za pečenje.
Ova priča naglašava važnost stalnog pitanja i preispitivanja radnih tokova kako bi se osiguralo da oni ostaju učinkoviti i efikasni u svjetlu mijenjajućih okolnosti. Sistemi za upravljanje radnim tokovima postali su neizostavni dio moderne poslovne prakse, omogućavajući organizacijama da učinkovito obrade procese i povećaju produktivnost. Međutim, isti alat koji se koristi za povećanje učinkovitosti može biti i izvor ograničenja koja stiskaju kreativnost i inovacije.
Jedan od najvećih izazova u upravljanju tokom rada su često čvrste strukture i procesi koji se teško prilagođavaju promjenama okolnosti. To može dovesti do situacije gdje se zaposlenima nameće da rade unutar uskog okvira, što smanjuje njihovu sposobnost da budu kreativni i pronalaze nova rješenja za probleme. Drugi izazov je da sistemi upravljanja tokom rada mogu dovesti do prevelike ovisnosti o tehnologiji, što može stvoriti osjećaj odvojenosti između zaposlenika i njihovog rada. Kada su zaposlenici stalno vezani za svoje uređaje, oni se mogu distancirati od svog posla, što smanjuje njihovu motivaciju i zadovoljstvo poslom. Kako bi prevladali ovaj paradoks, tvrtke trebaju pronaći ravnotežu između učinkovitosti i fleksibilnosti.
Osnovna poruka: Striktna implementacija radnih tokova može staviti kreativnost u ugao i otežati inovacije, ali sa pravim alatima, kompanije mogu pronaći ravnotežu između efikasnosti i fleksibilnosti kako bi osnažile svoj radni kapacitet
Stroga primjena tokova rada često je rezultat potrebe za konzistentnošću i jednolikošću u procesu. Kada se tokovi rada uspostavljaju, oni su dizajnirani da riješe određeni problem, a pravila su postavljena u kamen kako bi se osiguralo da se problem riješava na isti način svaki put. Ovo može dovesti do tokova rada koji su zastarjeli ili više nisu relevantni, ali i dalje se slijede jer su uvijek tako radili. Ovo može stvoriti gužve u procesu i spriječiti zaposlene da misle izvan okvira kako bi pronašli nova i inovativna rješenja. Međutim, ako se pravilno primijeni, sistemi upravljanja tokom rada mogu imati pozitivan utjecaj na radnu snagu. Fleksibilno sredstvo za upravljanje tokom rada omogućava zaposlenima da uklanjaju gužve u procesu i pronađu nova i inovativna rješenja za probleme.
Jedan od takvih fleksibilnih alata za upravljanje radnim tokom je OWIS. Omogućava prilagodljivost i unos korisšćenika, što znači da zaposleni mogu predložiti promene i unapređenja u radnom toku kako bi bilo efikasnije ili prilagođeno njihovim potrebama. Ovo omogućava da radni tok evoluira i prilagođava se vremenu, umjesto da bude određen i ograničava kreativnost. Uključivanjem unosa korisnika i pružanjem potrebnih alata za unapređenja, OWIS može pomoći kompanijama da prevaziđu paradoks efikasnosti i kreiraju radne tokove koji pomažu i osnažuju radnu snagu. Naći pravu ravnotežu može dovesti do značajnih koristi za radnu snagu i organizaciju u cjelini.