Upravljanje opštom poštom
Jeste li ikada slučajno naletjeli na bitan dokument, papirni ili elektronski, koji je lutao organizacijom bez jasne oznake porijekla ili kome je upućen? Ili ste beskonačno pretraživali svoj email, tražeći važno pismo od poreske uprave, pitajući se kada je stiglo i jeste li ga nekome proslijedili?
OWIS sistem za upravljanje opštom poštom stavlja tačku na traženje igle u plastu sijena. Naš napredni sistem omogućava vam da organizujete i standardizujete način na koji vaša kompanija komunicira, interno i eksterno. Bez obzira na to da li se radi o papirnim dokumentima ili emailovima, imat ćete potpunu kontrolu i detaljan pregled komunikacije unutar i van organizacije.
Možete srediti nered u svim oblicima korespondencije – od emailova i papira do faksova. Naš sistem usmjerava komunikacijske procese i pohranjuje ključne informacije o dokumentima, čime se značajno unapređuju efikasnost i brzina odziva vaše kompanije.
Potraga za dokumentima nerijetko izgleda kao traženje igle u plastu sijena. Mi smo to bukvalno shvatili i odlučili da pokažemo ukratko šta su to mogućnosti OWIS sistema.
Tri najveće koristi korištenja OWIS sistema za upravljanje opštom poštom
Jednostavno spremište dokumenata
OWIS sistem za upravljanje opštom poštom sakuplja dokumente iz različitih izvora i medija, utvrđuje njihovo porijeklo, prikuplja ključne informacije i prikladno ih pohranjuje u jedinstveno spremište, bez obzira na njihov trenutni status i tok. Naravno, može se povezati i sa postojećim spremištima.
(re)Definicija i (re)organizacija procesa upravljanja dokumentima
Pravilno implementiran sistem upravljanja poštom može pružiti tačan opis (OWIS konfiguracija) stvarnih procesa u svakodnevnom radu. Mogućnost modifikacije procesa u hodu ključna je u upravljanju korespondencijom - ne samo tokom prikupljanja informacija o procesu već i kasnije, kada se uposlenici oslanjaju na sistem kako bi ga razumjeli. Kao iskusni programeri i konsultanti u oblasti rješenja za upravljanje opštom poštom, možemo vam pomoći da uspješno implementirate sve ove aspekte.
Sigurnost
Mnoge kompanije sigurnošću dijeljenih dokumenata upravljaju putem emaila. Uobičajeni scenario jeste da primaoci emaila imaju pristup, te uređivanje dokumenata nije moguće ako niste među njima. S druge strane, slučajni primitak osjetljivog dokumenta događa se češće nego što se misli.
U OWIS sistemu, sigurnost dokumenata određuju politike kompanije, ne tehnička ograničenja. OWIS različitim osobama dodjeljuje različita prava prikaza/uređivanja, bez obzira da li učestvuju u procesu ili ne (npr. članovi menadžmenta mogu imati pravo prikaza/uređivanja čak i ako ne učestvuju u procesu).
OWIS blogovi o opštoj pošti
Pokretanje nove organizacije je uzbudljivo i dinamično putovanje. U ranim fazama često postoji osjećaj zajedništva i fleksibilnosti, gdje svi nose više kapa i nadopunjuju jedni druge. Međutim, kako organizacija raste i razvija se, dolazi do tačke kada opušteni procesi i ad-hoc rješenja više nisu održivi. Potreba za formalnim procedurama i strukturiranim radnim tokovima postaje očigledna.