Prednosti automatizovanog generisanja dokumenata
Automatizacija je jedna od najisplativijih strategija za svaku organizaciju. Proces automatizacije je onoliko efikasan koliko je jednostavan. Dokumenti za koje su nekada bili potrebni dani pripreme sada se mogu kreirati za nekoliko sekundi.
Automatsko generisanje dokumenata je proces u kojem postojeći dokumenti iz vaše organizacije - kao što su fakture, ugovori, izjave i rješenja - služe kao predlošci, koji se kasnije koriste za generisanje dokumenata za određeni scenario.
Ovisno o potrebama vaše organizacije, proces kreiranja dokumenata je moguće u potpunosti automatizovati, dok ćete u drugim situacijama možda morati unijeti određene podatke.
Koje su prednosti automatskog generisanja dokumenata u odnosu na ručni unos?
Ušteda vremena
Kada automatizujete ovaj proces, vaši zaposlenici više ne moraju trošiti vrijeme i energiju na ručno kreiranje dokumenata i provjeru podataka. Nema više izrezivanja određenih dijelova, kopiranja informacija iz drugih dokumenata, a potom i završne provjere dokumenta.
Eliminacija ljudske greške
S obzirom na to da automatsko generisanje dokumenata iziskuje znatno manje ulaznih podataka, mogućnost greške je smanjena. Čak i ako određene podatke morate unijeti, validacijom polja možete dodatno smanjiti mogućnost grešaka u konačnoj verziji dokumenta.
Sigurnost
Kada se svi dokumenti nalaze na centralizovanoj lokaciji, lakše je dobro osigurati povjerljive dokumente. Koristeći utvrđena pravila, možete određivati ko u vašoj organizaciji ima pristup kojim vrstama dokumenata.
Historija verzija
Upotreba automatskog generisanja dokumenata omogućava vam da sačuvate sve verzije dokumenta. Sistem sprema broj revizije, vrijeme i osobu koja je nešto promijenila u dokumentu.
Zašto je OWIS pravo rješenje za automatizaciju vaše dokumentacije?
OWIS pomaže u automatizaciji procesa i skraćuje vrijeme provedeno na svakodnevnim poslovima. U OWIS-u je sigurnost dokumenata definisana politikom kompanije, a ne tehničkim ograničenjima. OWIS svakoj osobi dodjeljuje različita prava gledanja i uređivanja, i nije bitno da li je osoba dio procesa ili je samo ovlaštena da vidi određene dokumente. OWIS vam omogućava da na osnovu vaših dokumenata generišete predloške, koje će vaši zaposleni kasnije ažurirati. Sa OWIS-om, svi dokumenti se pohranjuju na centralizovanoj lokaciji, imaju jedinstveni broj, mogu se pretraživati i svima možete pristupiti iz svog web pretraživača.