Skriveni troškovi ručne obrade ulaznih faktura
Uvođenje promjena u načinu rada često se doima teškim i bespotrebnim poduhvatom, naročito ako trenutna praksa naizgled ne stvara probleme. Jer, zašto mijenjati nešto što radi? Ono što se pritom nerijetko zanemaruje jesu stvarni troškovi svakodnevnih, repetitivnih aktivnosti. Obrada ulaznih faktura svakako je jedna od takvih aktivnosti u većini organizacija, a za sobom povlači i niz na prvi pogled ne toliko primjetnih troškova.
Obrada ulaznih faktura u osnovi je vrlo jednostavan proces. Fakture stižu od dobavljača, potom se odobravaju, knjiže i, na kraju, plaćaju. Iako se ovaj proces čini jednostavnim za provedbu, nerijetko uključuje mnogo ljudi te, samim tim, postoji i veća mogućnost greške. Na organizacijskom nivou se, u najboljoj namjeri, kreiraju procedure za ručnu obradu faktura. Međutim, to njihovim zaposlenicima u konačnici otežava posao. Te su procedure u datom trenutku vjerovatno bile najbolje rješenje, zamišljeno kao dugoročno.
Ali, ako u „dugoročno“ nije utkana i optimizacija, onda ti ručni procesi obrade opstaju kao trajni dio prakse.
Osnovni trošak obrade ulaznih faktura lako je izračunati: saberemo troškove osoblja, infrastrukture i kancelarijske opreme, te dobijeni iznos podijelimo brojem faktura u toku godine.
Ipak, ono šta nam ovi podaci neće pokazati jesu skriveni troškovi ručne obrade ulaznih faktura.
Vrijeme obrade: ručna obrada faktura zahtijeva saradnju raznih odjela u organizaciji. Čak i ako sam proces obrade prođe bez grešaka, mnogo se vremena izgubi na verifikaciju faktura, dostavljanje u odgovarajuće odjele, zavođenje u knjige i plaćanje. Uposlenici gube vrijeme na pronalaženje osoba odgovornih za odobravanje pojedinačnih faktura, vrijeme koje bi se sigurno moglo iskoristiti za bitnije zadatke.
Ljudska greška: obrada faktura iziskuje mnogo pažnje i visoku koncentraciju, a greške se dešavaju i najiskusnijim zaposlenicima. Ukratko - što je više koraka u obradi fakture, to je veća i vjerovatnoća da će neko u tom lancu pogriješiti. Čak i najmanje greške mogu dovesti do probijanja rokova, iz čega proizilaze dodatni troškovi osoblja koje mora uložiti dodatno vrijeme za ispravljanje grešaka.
Produktivnost: jedan aspekt ručne obrade ulaznih faktura koji se često zanemaruje jeste i to koliko monoton sam taj proces može biti. Rad na repetitivnim, zamornim zadacima koji se svakodnevno ponavljaju dovodi do pada koncentracije i samim tim se povećava mogućnost greške.
Nesavjestan rad: manjak transparentnosti smanjuje mogućnost kvalitetenog praćenja svih koraka u izvršenju procesa, stvarajući plodno tlo za zloupotrebu ili nesavjestan rad pojedinca, a što može nanijeti štetu kompletnoj organizaciji.
Kako OWIS smanjuje troškove obrade ulaznih faktura?
Neke poslove nije moguće u potpunosti anulirati, ali je moguće izbjeći dodatne troškove i frustracije koje proističu iz neefikasnosti procesa. Koristeći OWIS, zadaci koji znaju potrajati satima mogu se završiti u minuti. Ne morate više brinuti o tome hoće li se neki dokument zagubiti - na raspolaganju je sveobuhvatan uvid u svaki segment procesa i njemu pripadajućeg sadržaja. Isto tako, OWIS omogućava kreiranje sekvencijalnog procesa, u kojem se tačno zna ko je odgovoran za koji korak u procesu. Na ovaj način se smanjuje mogućnost greške ili zloupotrebe, te povećava produktivnost.
Isprobajte OWIS rješenje za obradu ulaznih faktura i javite nam da li ste i sami uspjeli smanjiti troškove