Rješavanje problema komunikacije u firmi

Korisnički problemi često nisu onakvi kakvim se čine

Jako često čujemo klijente kako govore: „Imamo problem s internom komunikacijom koji pokušavamo riješiti informatičkim alatom. Treba nam sistem za upravljanje radnim tokovima.“

Ovakvi su nam upiti znali dati elana, jer smo dobro znali da pravilno implementiran sistem upravljanja radnim procesima može biti prekretnica u rješavanju internih problema u komunikaciji. Obično u takvim slučajevima, kako se bliži vrijeme za implementaciju, postaje sve jasnije da problem nije bio u alatu, već u nedostatku dokumentovane i dobro definisane strukture komunikacije u kompaniji.

Model radnog toka najčešće nije postojao, a klijenti su zamišljali da će sistem naprasno čarobnim štapićem primorati sve da počnu ispunjavati rokove i izvršavati zadatke. Neka pravila su postojala, ali ona su se uglavnom sastojala od individualnih praksi i nejasnih pravila dogovorenih na sastancima u kompaniji. Implementacija sistema upravljanja bez prethodno definisanih modela radnih tokova obično rezultira sistemom koji niko ne koristi.

Dobar način rješavanja takvog problema je motivisanje potencijalnih klijenata da analiziraju i naprave barem skicu svojih poslovnih procesa. Mora se jasno staviti do znanja da je softver samo jedan dio upravljanja radnim tokovima. Drugi dio se sastoji od izrade i razumijevanja modela radnih tokova u firmi. Mada se ovo može činiti kao zamoran posao koji iziskuje angažman konsultanata i temeljitu analizu kompanije, ne mora nužno biti tako.

Sistemi upravljanja radnim tokovima poput OWIS-a obično se mogu pohvaliti moćnim alatima koji pomažu korisnicima da vizualiziraju proces i aktivno se uključe u njegovo modeliranje. Pored toga, OWIS nudi skice osnovnih procesa koji mogu inspirisati potencijalne klijente da osmisle nešto što je barem blizu onoga što njima treba.