Obrada ugovora u OWIS sistemu: EKI

Written By OWIS

O klijentu

Mikrokreditna fondacija EKI i Mikrokreditno društvo EKI su specijalizirani za pružanje mikrofinansijskih usluga. Posluju u Bosni i Hercegovini i pruža različite finansijske proizvode i usluge velikom broju klijenata. S obzirom na sektor poslovanja, njihovo poslovanje dodatno regulišu različite nadležne organizacije, što zahtijeva dodatne napore za efikasno upravljanje administracijom. Obrada ugovora čini značajan dio njihove godišnje dokumentacije, uključujući ugovore s dobavljačima, finansijskim institucijama, zakupcima i klijentima, što dodatno komplikuje njihove administrativne procese.

Problem

Mikrokreditna organizacija suočavala se sa nizom izazova u upravljanju vlastitim procesima i pripadajućim sadržajem. Jedan od ključnih dokumenata koji nastaju u poslovanju bilo koje organizacije jeste ugovor. Iako postoje interne procedure i kontinuirano nastojanje da se isti standardizuju, kako tok, tako i sadržaj, u praksi je to dosta teško izvesti. Rezultat toga su ad hoc rješenja koja u većoj (češće) ili manjoj (rijeđe) mjeri odstupaju od onoga što je utvrđeno na papiru. U konačnici, suočeni smo sa sporim procesom obrade, nedostatkom transparentnosti i greškama što nas vraća na početnu tačku. Implementacija OWIS sistema omogućila je rješenje navedenih problema kroz digitalizaciju procesa i njegovim modeliranjem njegovo modeliranje prema utvrđenim pravilima.

Prije implementacije OWIS sistema, klijent je imao nekoliko ključnih problema u upravljanju ugovorima:

  • Zaprimanje ugovora: Rukovanje velikim količinama ulazne pošte i prateće dokumentacije bilo je ručno i sklono greškama. Ugovori su prolazili kroz protokolarne knjige zajedno s ostalom poštom, što je omogućavalo evidentiranje ključnih momenata za dokument, ali ne i cjelokupnog procesa.

  • Usaglašavanje ugovora: Nacrte ugovora je trebalo inicijalno usaglasiti između odgovornih osoba, što je zahtijevalo revizioniranje dokumenta i kolaboracijski element kako bi se svi složili oko finalne verzije.

  • Odobravanje ugovora: Proces odobravanja uključivao je distribuciju dokumenta pravim osobama i praćenje statusa odobravanja, što nije bilo moguće kroz alate korištene u tom trenutku.

  • Evidentiranje finaliziranog ugovora: Nedostatak centralizirane evidencije nakon što bi dokument bio potpisan s obje strane.

Rješenje

Korak 1: Analiza i planiranje

OWIS tim je započeo projekt analizom postojećih procesa i identifikacijom ključnih problema. Na osnovu analize i prijedloga procesnog menadžera ispred klijenta, razvijen je plan za digitalizaciju i automatizaciju procesa upravljanja ugovorima, uključujući sve faze – usaglašavanje, odobravanje i evidentiranje ugovora. U ovom koraku bilo je bitno jasno utvrditi sva poslovna pravila i učesnike u procesu, uključujući njihove odgovornosti.

Korak 2: Implementacija OWIS sistema

OWIS sistem je integriran u radne tokove klijenta, što je omogućilo automatizaciju procesa kreiranja, odobravanja i evidentiranja ugovora. Implementacija je uključivala sljedeće ključne korake:

  • Kreiranje procesa: Definisani su poslovni procesi za upravljanje ugovorima, uključujući sve korake od inicijacije do finalizacije. Procesi su modelirani prema specifičnim zahtjevima klijenta, uključujući usaglašavanje, odobravanje i evidentiranje ugovora.

  • Konfiguracija korisničkih prava: Definisana su korisnička prava za sve učesnike u procesu, omogućavajući kontrolu pristupa i upravljanje akcijama koje korisnici mogu preduzeti. Svaki učesnik u procesu dobio je odgovarajuće ovlasti prema svojoj ulozi.

  • Unos internih klasifikacija: Implementiran je sistem za unos internih klasifikacija ugovora, omogućavajući kategorizaciju ugovora prema tipu i sadržaju. Ovo je uključivalo kreiranje taksonomije za različite vrste ugovora i metapodataka za svaki tip.

  • Kreiranje formi za unos metapodataka: Kreirane su specifične forme za unos metapodataka, omogućavajući precizno unošenje svih relevantnih informacija za svaki tip ugovora. Forme su prilagođene kako bi olakšale unos podataka i osigurale konzistentnost.

Korak 3: Obuka i podrška

Nakon implementacije, održane su obuke za sve korisnike sistema kako bi se osiguralo da svi učesnici budu upoznati s novim načinom rada. Tim za podršku bio je dostupan za rješavanje eventualnih problema i pitanja, čime je osigurana nesmetana tranzicija na novi sistem.

Tehnologija i alati

Za implementaciju su korišteni sljedeći alati i tehnologije OWIS sistema:

  • Workflow designer: Interni OWIS alat za kreiranje dijagrama tokova procesa zajedno sa svim poslovnim pravilima vezanim za korisnička prava, usmjeravanje procesa, filtriranje učesnika, tipizaciju dokumenata i mapiranje formi metapodataka.

  • Forms designer: OWIS alat za kreiranje formi za unos podataka, a koje su u ovom slučaju potpuno različite za svaki od tipova dokumenata.

  • Reports: Modul za izvještavanje u OWIS sistemu u kojem su kreirani prilagođeni izvještaji koje je moguće eksportovati van sistema u Excel (.xlsx) formatu i koristiti ih za dalnju obradu podataka.

  • OOS: Iskorišten je Office Online Server koji je u sklopu OWIS platforme iskorišten u svrhu omogućavanja pregleda dokumenta u Office formatu (.docx), i, što je važnije, njegove kolaborativne modifikacije u realnom vremenu.

Rezultati

Implementacija OWIS sistema rezultirala je značajnim poboljšanjima u upravljanju ugovorima:

  • Povećanje efikasnosti: Vrijeme potrebno za kreiranje i odobravanje ugovora značajno je smanjeno zahvaljujući automatizaciji i digitalizaciji procesa.

  • Smanjenje troškova: Troškovi upravljanja ugovorima smanjeni su zbog eliminacije papirne dokumentacije i efikasnijeg korištenja resursa.

  • Povećanje transparentnosti: Omogućeno je praćenje statusa ugovora u realnom vremenu, što je poboljšalo transparentnost i omogućilo bolje praćenje i upravljanje procesima.

  • Povratne informacije od klijenta: Klijent je izrazio visoko zadovoljstvo implementacijom OWIS sistema, ističući kako je novi sistem značajno poboljšao njihove poslovne procese i upravljanje resursima. Najveće unapređenje koje je istaknuto jeste uspostava procesa koji odgovara stvarnoj praksi i omogućava daljnja unapređenja kroz analizu vlastitih procesa na osnovu realnih pokazatelja.

Napomena

Ovaj projekat za Mikrokreditnu fondaciju EKI i Mikrokreditno društvo EKI nastao je uz podrsku Evropskog Fonda za Jugoistočnu Evropu (EFSE) i Evropske unije. Stavovi izraženi ovdje ni na koji način ne odražavaju službeno mišljenje ovih institucija.

OWIS