Automatizacija obrade narudžbi u OWIS sistemu: AutoParts24
O klijentu
AutoParts24 je najveći prodavač polovnih auto dijelova u Evropi. To je platforma koja omogućava kupcima da pronađu i naruče polovne auto dijelove od ovlaštenih auto otpada. Platforma djeluje kao posrednik između kupca i dobavljača, olakšavajući narudžbe i isporuke dijelova širom svijeta. AutoParts24 koristi najnovije tehnologije kako bi optimizovao procese obrade narudžbi i isporuke, te se suočio sa izazovom unapređenja tih procesa kroz automatizaciju.
Problem
Autoparts24 povezuje hiljade kupaca sa brojnim auto otpadima širom Evrope putem svoje organizovane platforme. Brzi rast kompanije doveo je do izazova u obradi narudžbi i isporuka, jer su se poslovni procesi oslanjali na Excel tabele, telefonske pozive i email komunikaciju. Ručni radni tokovi, koji su uključivali višestruke faze potvrde narudžbi, komunikaciju s dobavljačima i organizaciju isporuka, nisu mogli podržati obim poslovanja i postali su neodrživi, stvarajući kašnjenja i neefikasnosti u radu.
Implementacija OWIS sistema omogućila je potpunu automatizaciju ovih poslovnih procesa, značajno unaprijeđujući efikasnost i tačnost obrade narudžbi uz unaprijeđenje iskustva kupaca.
Prije uvođenja OWIS sistema, AutoParts24 se suočavao sa sljedećim problemima:
Ručna obrada narudžbi: Procesi importovanja narudžbi i kreiranja isporuka oslanjali su se na ručne metode, što je uzrokovalo kašnjenja i greške.
Ograničena transparentnost: Praćenje statusa narudžbi i isporuka nije bilo centralizovano, što je otežavalo nadzor nad procesom.
Nedostatak automatizacije: Komunikacija s dobavljačima i kreiranje isporuka nisu bili automatizovani, što je rezultiralo dodatnim troškovima vremena i resursa.
Rješavanje reklamacija: Procesi reklamacija i povrata dijelova su bili nepotpuno integrisani, što je otežavalo praćenje i upravljanje ovim zahtjevima.
Rješenje
Korak 1: Analiza i planiranje
OWIS tim je započeo projekt detaljnom analizom poslovnih procesa AutoParts24, identificirajući ključne tačke za optimizaciju. Cilj je bio uvesti automatizaciju u sve faze obrade narudžbi i isporuka, kao i uvođenje integracija sa kurirskim službama i email serverima kako bi se olakšala komunikacija i praćenje procesa.
Korak 2: Implementacija OWIS sistema
Automatizacija procesa narudžbi: Narudžbe kreirane na AutoParts24 platformi automatski se importuju u OWIS sistem, gdje se podaci dodatno obrađuju. Dobavljač prima email sa linkom putem kojeg potvrđuje dostupnost dijela.
Integracija sa kurirskim službama: Nakon potvrde narudžbe, OWIS sistem automatski kreira isporuku koristeći integracije sa servisima kurirskih službi (DHL, UPS, Schenker). Informacije o isporuci se automatski šalju dobavljaču i kupcu.
Automatizovano praćenje isporuka: Sistem automatski prati status isporuke koristeći informacije o praćenju pošiljki, koji se ažuriraju u OWIS sistemu. Kupac i dobavljač su informisani o svakom koraku isporuke.
Proces reklamacija: U slučaju nezadovoljstva kupca, OWIS omogućava pokretanje procesa reklamacije ili povrata, uključujući integraciju sa servisima za reklamaciju/povrat. Sistem automatski šalje obavijesti i notifikacije kako bi se osigurao završetak procesa povrata.
Integracija sa email serverima: Za lakše praćenje komunikacije, OWIS je integrisan sa email serverima, omogućavajući slanje i prijem emailova kroz platformu, uz praćenje historije komunikacije.
Korak 3: Obuka i podrška
Nakon implementacije, tim je održao obuke za sve korisnike sistema kako bi se osiguralo da se lako prilagode novim automatizovanim procesima. Kroz podršku, korisnici su mogli brzo riješiti eventualne poteškoće.
Tehnologija i alati
Za ovu implementaciju korišteni su sljedeći alati:
OWIS Workflow Designer za modeliranje i automatizaciju poslovnih procesa.
Integracije sa shipping providerima (DHL, UPS, Schenker) za kreiranje i praćenje isporuka.
Email server integracija za praćenje komunikacije između kupca, dobavljača i AutoParts24.
Rezultati
Implementacija OWIS sistema donijela je brojne koristi za AutoParts24:
Povećana efikasnost obrade narudžbi: Vrijeme obrade narudžbi je značajno smanjeno, uz minimalnu potrebu za ručnim radom.
Poboljšano praćenje i transparentnost: Zahvaljujući automatizaciji, AutoParts24 sada ima potpuni uvid u status narudžbi i isporuka u realnom vremenu.
Smanjenje grešaka: Automatizacijom se smanjio broj grešaka u procesu narudžbi i isporuka, što je dovelo do boljeg korisničkog iskustva.
Brže rješavanje reklamacija: Automatizovan proces reklamacija omogućio je efikasno rješavanje zahtjeva za povratom, čime je poboljšano zadovoljstvo kupaca.
Nakon implementacije OWIS sistema, AutoParts24 je automatizovao većinu svojih operacija, čime je postignuta visoka efikasnost u obradi narudžbi i smanjena potreba za ručnim radom. Sve ključne informacije, uključujući podatke iz računovodstva i dostave, integrisane su u automatske tokove rada, što je značajno ubrzalo proces. Zahvaljujući ovoj automatizaciji, AP24 je u mogućnosti da upravlja najvećom evropskom mrežom polovnih auto dijelova, fokusirajući se na poboljšanje korisničkog iskustva umjesto na ručnu obradu narudžbi. Kontinuiranim prilagođavanjem i unapređenjem sistema, AP24 ostaje konkurentan na tržištu i uspješno odgovara na nove izazove.
Troels Roar Meier, Autoparts24 CEO, o implementaciji i uticaju OWIS sistema na poslovanje