Obrada ulaznih faktura u OWIS sistemu: KappaStar Grupacija
O klijentu
KappaStar Grupa je investiciona kompanija koja obuhvata pet članica: Umka Cardboard Mill, Kappastar Recycling, Ekostar Pak, Confectionary Industry Crvenka i KSG Logistics doo. Članice grupe djeluju u različitim industrijskim sektorima, uključujući proizvodnju kartona, reciklažu, proizvodnju konditorskih proizvoda, te logistiku. Organizacija ima snažan fokus na efikasnost i rast, a svaka članica grupe ima specifične poslovne procese koji su se razvijali u skladu sa njihovim industrijskim potrebama.
Problem
Grupacija sa nekoliko velikih firmi članica, suočila se s izazovima u upravljanju ulaznim fakturama u okviru svog poslovanja. Svaka članica imala je različite metode obrade faktura, što je rezultiralo neefikasnim procesima, greškama i kašnjenjima. Implementacija OWIS sistema omogućila je digitalizaciju i automatizaciju ovog procesa, pružajući grupi centralizovano rješenje koje je olakšalo obradu i odobravanje faktura.
Prije implementacije OWIS sistema, klijent je imao nekoliko ključnih problema u upravljanju fakturama:
Ručna obrada faktura: Svaka članica grupe imala je svoj način obrade faktura, što je uključivalo ručno zavođenje dokumenata u NAV ERP sistem, prikupljanje fizičkih potpisa i dugotrajne procese odobravanja.
Nedostatak centralizacije: Nije postojala centralizovana platforma za upravljanje fakturama, što je rezultiralo nedostatkom transparentnosti i kašnjenjima u obradi.
Kompleksni poslovni tokovi: Različite vrste faktura (npr. za sirovine, usluge) zahtijevale su različite postupke odobravanja, sa različitim učesnicima u procesu, što je dodatno komplikovalo upravljanje.
Provjera duplikata: Nije postojala automatizovana provjera duplih faktura, što je povećavalo rizik od grešaka.
Nedostatak kontrole nad statusom i vremenom obrade: Kompanija nije imala način da prati u kojem se statusu nalazi određena faktura niti koliko vremena troši na obradu u različitim fazama, što je otežavalo upravljanje procesom i povećavalo rizik od kašnjenja.
Rješenje
Korak 1: Analiza i planiranje
OWIS tim je započeo projekt detaljnom analizom postojećih procesa u svakoj članici grupe, identifikujući ključne probleme i potrebe za unifikacijom procesa. Na osnovu ove analize, razvijen je plan za digitalizaciju i automatizaciju procesa odobravanja faktura, uključujući sve ključne faze – unos, odobravanje, evidentiranje i integraciju sa ERP sistemom NAV.
Korak 2: Implementacija OWIS sistema
OWIS sistem je integriran u radne tokove klijenta, što je omogućilo automatizaciju procesa kreiranja, odobravanja i evidentiranja ugovora. Implementacija je uključivala sljedeće ključne korake:
Digitalizacija procesa odobravanja faktura: Procesi za unos faktura, raspored troškova, i odobravanje su u potpunosti digitalizovani i automatizovani, čime je eliminisana potreba za ručnim radom i fizičkim dokumentima.
Centralizacija upravljanja fakturama: Kreirana je centralizovana platforma u OWIS-u koja omogućava svim članicama grupe da upravljaju fakturama na isti način, uz standardizovane poslovne tokove i pravila.
Integracija sa NAV ERP sistemom: Omogućena je sinhronizacija ključnih podataka između OWIS-a i NAV-a, uključujući dobavljače, dimenzije troškova, i narudžbenice. Procesi su postavljeni tako da se automatski prenose podaci iz OWIS-a u NAV i obrnuto.
Provjera duplih faktura: Implementirana je funkcionalnost automatske provjere duplih faktura na osnovu broja dokumenta i podataka dobavljača, čime je smanjen rizik od grešaka.
Priključivanje SEF portala: Integracija sa portalom/sistemom za elektronske fakture (SEF) omogućila je automatski prijem i obradu faktura, potpuno eliminirajući potrebu za skeniranjem i ručnim unosom podataka.
Korak 3: Obuka i podrška
Nakon implementacije, održane su obuke za sve korisnike sistema kako bi se osiguralo da svi učesnici budu upoznati s novim načinom rada. Tim za podršku bio je dostupan za rješavanje eventualnih problema i pitanja, čime je osigurana nesmetana tranzicija na novi sistem.
Tehnologija i alati
Za implementaciju su korišteni sljedeći alati i tehnologije OWIS sistema:
Workflow Designer: Omogućio je modeliranje i automatizaciju procesa odobravanja faktura, sa prilagođenim poslovnim pravilima i sekvencijalnim odobravanjem.
Forms Designer: Kreirane su prilagođene forme za unos i upravljanje podacima o fakturama, koje se povezuju sa narudžbenicama iz NAV-a i omogućavaju raspored troškova.
Reports Modul: Razvijeni su prilagođeni izvještaji za praćenje vremena obrade faktura i efikasnosti procesa, omogućavajući odjeljenju plana i analize da precizno prati performanse.
Integracija: Automatiziovano prebacivanje faktura po odobrenju u NAV kao i automatizovan prijem elektronskih faktura sa SEF portala direktno u OWIS, čime je olakšan cijeli proces.
Rezultati
Implementacija OWIS sistema rezultirala je značajnim poboljšanjima u upravljanju fakturama:
Unapređena efikasnost obrade faktura: Digitalizacijom i automatizacijom procesa, vrijeme potrebno za obradu faktura značajno je smanjeno, čime su ubrzani poslovni tokovi i smanjeni troškovi administracije.
Povećana transparentnost i kontrola: Uvođenjem centralizovane platforme, kompanija je dobila potpuni uvid u status svake fakture u realnom vremenu, što je omogućilo bolje praćenje i upravljanje procesima.
Smanjen rizik od grešaka: Automatizovane provjere duplih faktura i integracija sa ERP sistemom omogućile su preciznije i pouzdanije unose podataka, čime je smanjen broj grešaka i spriječena potencijalna dupla plaćanja.
Bolja kontrola vremena obrade: Zahvaljujući novim izvještajima, kompanija sada može pratiti koliko vremena se troši na obradu faktura u svakom koraku procesa, omogućavajući identifikaciju uskih grla i optimizaciju resursa.
Poboljšana saradnja između odjela: Digitalna kolaboracija kroz OWIS omogućila je bolju koordinaciju između različitih odjela koji su uključeni u proces odobravanja faktura, smanjujući kašnjenja i unapređujući komunikaciju.