Kako je prevara od 122 miliona dolara mogla biti spriječena uz OWIS sistem?
Kad su tehnološki divovi poput Facebooka i Googlea izgubili 122 miliona dolara zbog sofisticirane prevare s lažnim fakturama, ova priča postala je primjer koliko je važno imati robusne procese i tehnologije koji sprječavaju slične incidente. Prevara Evaldasa Rimasauskasa otkrila je ključne slabosti u upravljanju fakturama, a u nastavku ćemo detaljno analizirati kako je do nje došlo i kako bi OWIS mogao pomoći da se ovakve situacije izbjegnu.
Detalji prevare: Šta se dogodilo?
1. Prevarant i metoda:
Rimasauskas je slao fakture koje su izgledale kao da dolaze od renomirane kompanije Quanta Computer.
Koristio je lažne email adrese i falsifikovane ugovore kako bi uvjerio kompanije da su fakture autentične.
2. Nedostatak provjera:
Fakture su prošle bez dodatne provjere, oslanjajući se na ručne procese i ljudsku procjenu.
Nije postojao centralizovan sistem za validaciju dobavljača i njihovih faktura.
3. Manjak transparentnosti:
Bankovni računi na koje su išle uplate nisu se poklapali sa stvarnim podacima dobavljača, što nije primijećeno zbog nedostatka integrisanih alata za provjeru.
4. Rezultat:
Prevarant je uspio izvući 122 miliona dolara prije nego što je prevara otkrivena internim revizijama i vanjskim istragama.
Kako bi OWIS spriječio ovakvu prevaru?
1. Automatizovana validacija dobavljača i faktura:
OWIS rješenje: OWIS omogućava automatsku provjeru autentičnosti dobavljača kroz integraciju s bazama podataka i ERP sistemima. Svaka faktura se unosi u sistem gdje je omogućena automatska provjerava ključnih podataka poput identifikacijskog broja dobavljača, brojeva računa i historije prethodnih transakcija.
Primjena u ovom slučaju: OWIS je u mogućnosti identificirati nepodudarnosti u bankovnim računima i podacima dobavljača, sprečavajući odobrenje plaćanja faktura koje nisu prošle validaciju.
2. Transparencija kroz workflow i audit tragove:
OWIS rješenje: Svaki korak u procesu obrade faktura bilježi se i dokumentuje u OWIS-u, pružajući potpuni audit trag. To uključuje ko je pregledao fakturu, ko je odobrio plaćanje i kada je to učinjeno.
Primjena u ovom slučaju: Nedostatak transparentnosti bio je ključni problem. OWIS bi omogućio jasnu sljedivost svih koraka i upozorio na nepravilnosti, poput ponavljanja faktura ili sumnjivih izmjena.
3. Odobravanje u više nivoa:
OWIS rješenje: OWIS omogućava definisanje višeslojnih mehanizama provjere. Na primjer, fakture iznad određenog iznosa zahtijevaju odobrenje višeg menadžmenta ili više od jednog zaposlenika.
Primjena u ovom slučaju: Lažne fakture visokih iznosa bi automatski aktivirale dodatne slojeve odobravanja, čime bi se spriječila nepažnja ili odluke koje su donesene od strane jednog zaposlenika.
4. Centralizacija procesa:
OWIS rješenje: OWIS centralizuje sve procese vezane za upravljanje fakturama, smanjujući fragmentaciju i oslanjanje na više odjela ili nepovezane alate.
Primjena u ovom slučaju: Centralizacija bi spriječila gubitak informacija između različitih odjela, što je jedan od faktora koji je omogućio prevaru.
Evo na koje sve načine OWIS može pomoći pri upravljanju ulaznim fakturama.
Ključne pouke: Zašto je OWIS pravo rješenje?
Ova prevara nije rezultat samo sofisticiranih tehnika prevaranta, već i slabosti u procesima i tehnologijama kompanija koje su bile meta. OWIS je dizajniran upravo da ukloni takve slabosti kroz:
• Potpuno transparentne i sljedive procese.
• Automatske provjere i validaciju podataka.
• Prilagodljive workflow-ove za različite vrste faktura.
• Integraciju sa svim ključnim alatima i bazama podataka.
U svijetu u kojem prevaranti koriste svaku priliku, pouzdano i inovativno rješenje poput OWIS-a može napraviti razliku između uspješnog poslovanja i katastrofalnih finansijskih gubitaka.