Rad na daljinu i upravljanje ulaznim fakturama
U doba ubrzane digitalizacije i rada na daljinu, efikasno upravljanje ulaznim fakturama postaje sve veći izazov za mnoge kompanije. Digitalne tehnologije ne samo da pojednostavljuju poslovne procese, već omogućuju i radnicima na daljinu da efikasno obavljaju svoje zadatke iz bilo koje lokacije. OWIS sistem nudi sveobuhvatna rješenja koja omogućavaju lakše i sigurnije upravljanje ulaznim fakturama bez obzira na to gdje se nalaze zaposlenici.
Izazovi upravljanja fakturama na daljinu
Upravljanje ulaznim fakturama u tradicionalnom poslovanju često zahtijeva fizičku prisutnost, pregledavanje dokumenata i ručno odobravanje. Kada je broj faktura mali, to nije toliki problem. Kada je broj faktura veliki, a organizacija jednostavna, također bi se moglo reći da nije veliki problem. Međutim, proces se mora usložniti kako bi se osiguralo da je plaćanje odgovarajuće, kako ne bi došlo do grešaka, pogrešnih uplata ili zloupotreba. Postoji nekoliko glavnih problema s ovakvim načinom rada:
Komplikovana pravila i pragovi odobravanja: Kako bi se osiguralo da je plaćanje ispravno, često se uvode pravila koja s vremenom postaju sve složenija. Pragovi odobravanja mogu ovisiti o iznosu fakture, što može znatno usporiti proces.
Različiti zahtjevi za različite vrste faktura: Troškovne fakture često ne zahtijevaju previše pregleda, dok nabavne mogu zahtijevati dodatne korake. Ovi dodatni koraci kompliciraju proces i usporavaju rad, posebno u okruženju rada na daljinu.
Teškoća praćenja troškova: Raspored troška je relativno lako napraviti, ali teško pratiti, budući da klasični način upravljanja fakturama uključuje rad s fizičkim dokumentima ulaznih faktura, koji na sebi kombinuju informacije u pisanom i vizuelnom obliku.
Nedostatak informacija za efikasno organizovanje procesa: Operativno "odrađivanje" procesa često ne daje prednosti dokumentovanja i prikupljanja informacija o samom procesu, što organizaciji može kasnije poslužiti da efikasnije organizuje svoj proces.
Osiguranje da je plaćanje ispravno često uključuje i pravila, koja s vremenom postaju komplicirana. Pragovi odobravanja mogu ovisiti o iznosu fakture, pri čemu troškovne fakture često ne zahtijevaju previše pregleda, dok nabavne mogu zahtijevati dodatne korake. Raspored troška je relativno lako napraviti, ali teško pratiti, budući da klasični način upravljanja fakturama uključuje rad s fizičkim dokumentima ulaznih faktura, koji na sebi kombinuju informacije u pisanom i vizuelnom obliku. Ta komplikacija osigurava usklađenost, ali usporava rad ljudi, što postaje posebno izazovno u kontekstu rada na daljinu. Zaposlenici možda nemaju pristup svim potrebnim resursima ili dokumentima, a sigurnost podataka postaje dodatni izazov kada se informacije razmjenjuju putem neadekvatno zaštićenih kanala.
Prednosti OWIS rješenja za upravljanje fakturama
OWIS sistem je dizajniran kako bi olakšao proces upravljanja ulaznim fakturama kroz nekoliko ključnih funkcionalnosti koje adresiraju navedene probleme:
Digitalizacija i centralizacija dokumenata: Sve ulazne fakture se automatski prikupljaju i pohranjuju u OWIS sistem, omogućavajući centralizovan pristup zaposlenicima sa odgovarajućim pravima. Bilo da rade iz ureda ili na daljinu, korisnici mogu pristupiti fakturama putem sigurnog online sistema. Ovo rješenje eliminira potrebu za fizičkim dokumentima, olakšavajući praćenje troškova i smanjujući složenost rada.
Automatizacija procesa odobravanja: OWIS omogućava automatsko dodjeljivanje faktura odgovarajućim timovima ili pojedincima na odobrenje. Automatizacija pragova odobravanja, ovisno o iznosu i vrsti fakture, ubrzava proces i smanjuje složenost procesa u kojem je potrebna ljudska provjera kriterija praga, što omogućava efikasniji rad bez nepotrebnog usporavanja.
Sigurnost i usklađenost sa standardima: S obzirom na to da je OWIS usklađen sa sigurnosnim standardima, podaci su zaštićeni najvišim sigurnosnim protokolima. Ovo je posebno važno za kompanije koje rade s osjetljivim podacima, jer pruža dodatnu sigurnost i zaštitu podataka, eliminirajući rizike povezane s neadekvatno zaštićenim kanalima komunikacije. Zaštita pristupa dokumentima je neuporedivo sofisticiranija u odnosu na fizičke dokumente, budući da je u digitalnom okruženju moguće pratiti i pristup informacijama, pored same zaštite informacija.
Evidencija i praćenje u stvarnom vremenu: Odgovarajući korisnici mogu u svakom trenutku pratiti status fakture – od njenog prijema do konačnog odobrenja i plaćanja. Ova funkcionalnost omogućava bolju transparentnost i kontrolu nad finansijskim procesima, a takođe osigurava prikupljanje informacija o samom procesu, što može poslužiti za daljnju optimizaciju i efikasnije organizovanje poslovanja.
Integracija sa drugim poslovnim sistemima: OWIS nudi mogućnost integracije s postojećim ERP i računovodstvenim sistemima, čime se dodatno olakšava upravljanje i povezivanje svih relevantnih podataka. Ovo omogućava sveobuhvatan pregled troškova i njihovo efikasno praćenje, bez potrebe za ručnim prikupljanjem informacija iz različitih evidencija.
Notifikacije svim relevantnim učesnicima procesa: OWIS sistem automatski šalje notifikacije svim relevantnim učesnicima procesa kada se dogode promjene u statusu fakture. Ovo osigurava da su svi uključeni u proces uvijek ažurirani i smanjuje potrebu za dodatnom komunikacijom, čime se ubrzava donošenje odluka i efikasnost rada.
Fleksibilnost za rad na daljinu
Kroz OWIS sistem, kompanije ne moraju brinuti o tome da li su njihovi zaposlenici fizički prisutni u uredu kako bi obradili fakture. Sistem omogućava potpunu digitalnu administraciju i pruža sve što je potrebno za efikasan rad iz udaljenih lokacija.
Evo na koji način možete upravljati fakturama kroz OWIS.
Zaključak
Rješenja koja nudi OWIS sistem omogućavaju kompanijama da neometano prelaze na digitalno upravljanje ulaznim fakturama, čak i u kontekstu rada na daljinu. Ova tehnologija ne samo da olakšava rad zaposlenicima, već pomaže i u smanjenju operativnih troškova, poboljšava sigurnost i transparentnost u poslovanju. Za kompanije koje žele održati konkurentsku prednost i efikasno upravljati svojim procesima bez obzira na fizičku lokaciju svojih zaposlenika, OWIS je pravi izbor.