Dobijete email, odgovorite - u čemu je problem? Pa, vremenom će se pojaviti…
I može biti gadno…
Čak i najjednostavniji zadatak može izgledati kao nepremostiva prepreka kada se obim posla poveća. Na prvi pogled, korespondencija se čini prilično jednostavnim procesom: dobijete email, odgovorite na njega. Međutim, nekoliko mjeseci kasnije, kada pokušate pronaći taj konkretni dio prepiske, lako se može desiti da potrošite znatnu količinu vremena u traganju, okrivljujući “duhove u mašini” da su je “izbrisali”. Tu najprije možete primijetiti naznake mogućeg “procesnog košmara” koji vreba u pozadini.
Vrlo često se ovo pitanje povjerava administrativnim asistentima (koji uvijek uspijevaju smisliti genijalna rješenja za praćenje svega u Excelu) ili se jednostavno prihvata kao još jedna frustrirajuća strana posla. To vrijeme čak i ne doživljavamo kao izgubljeno, jer smo sjedili za kompjuterom i pokušavali obaviti posao. Ovakvi “incidenti” mogu zauzeti popriličan dio radne sedmice. Kada se pomnože sa brojem zaposlenih, mogu predstavljati značajnu prepreku efikasnosti kompanije.
Kompanije koje prepoznaju potrebu korištenja alata za upravljanje korespondencijom, vrlo brzo uvide prednosti. To pomaže u optimizaciji svakodnevnih aktivnosti, poboljšava sigurnost dokumenata i doprinosi racionalnijem funkcionisanju kompanije.
S vremena na vrijeme, u nekom odjelu zaduženom za rješavanje konkretnog komunikacijskog problema (npr. praćenje zahtjeva za donacije), neko se požali na veliki obim korespondencije i podsjeti na neophodnost vođenja evidencije. Vjerovatno će osmisliti vlastitu Excel tabelu ili će - ako budu imali dovoljno sreće - čak uspjeti uvjeriti odjel da investira u softver, ali to rijetko rješava problem na korporativnom nivou.
Kompanije koje prepoznaju potrebu organizovanja i korištenja alata za upravljanje korespondencijom, vrlo brzo uvide prednosti. One mogu posvjedočiti da to pomaže u optimizaciji svakodnevnih aktivnosti radnika u administraciji, poboljšava sigurnost dokumenata i pruža zaposlenima informacije potrebne za izvršavanje redovnih zadataka - te na taj način doprinosi racionalnijem funkcionisanju kompanije.
U svojoj suštini, upravljanje korespondencijom je jednostavan proces koji ima početak, sredinu i kraj. Na samom početku, najvažnije je sistematizovati i organizovati ulazne podatke iz različitih izvora i kanala u jedinstven sistem. Neki dopisi će stizati putem dobre stare pošte, većina putem emaila, a neki putem faksa. No, sve ih je potrebno kategorizovati i pohraniti u sistem. Kad god je to moguće, automatizacija ovog procesa je vrlo poželjna. Skeniranje dokumenata je prilika da se putem OCR-a izdvoje neke informacije. Ako zamolimo određene partnere da svoje mailove šalju na za to predviđene adrese, to može biti pola posla potrebnog za klasifikaciju. Postoji bezbroj načina da organizovanje ovog dijela procesa bude korisno i kasnije.
Na sredini procesa odlučujemo šta raditi s ovim dokumentima - ko ih treba vidjeti, koga treba samo informisati, a ko po tom pitanju treba nešto uraditi. Obično, odgovoriti. Odgovor je dio istog lanca korespondencije i treba ga organizovati zajedno s početnim dokumentom. Počinjemo uviđati kako se proces odvija sa svojim rokovima, hronologijom koraka obrade dokumenta, metapodacima i svim ostalim relevantnim informacijama. Sve je tu unutra.
Konačno, neko bi se mogao zapitati gdje na kraju ide dokument? Zapravo, ne ide nikuda: ostaje u sistemu, “arhiviran” ili “zaključan” na sigurnom mjestu. Međutim, lako je dostupan putem pretrage po normalnim parametrima, metapodacima i OCR tekstu.
Isprobajte OWIS rješenje za upravljanje korespondencijom i javite nam da li ste uspjeli srediti nered i organizovati vašu korespondenciju.