Pokretanje nove organizacije je uzbudljivo i dinamično putovanje. U ranim fazama često postoji osjećaj zajedništva i fleksibilnosti, gdje svi nose više kapa i nadopunjuju jedni druge. Međutim, kako organizacija raste i razvija se, dolazi do tačke kada opušteni procesi i ad-hoc rješenja više nisu održivi. Potreba za formalnim procedurama i strukturiranim radnim tokovima postaje očigledna.

Povratak na posao nakon godišnjeg odmora može biti zastrašujući zadatak, posebno kada se suočite s navodno beskrajnim brojem emailova i zadataka. Razmišljanje o sortiranju svega toga može biti preplavljujuće i stresno, što otežava povratak na posao s jasnim umom. Možda ćete se boriti da prioritizirate zadatke, pitajući se gdje početi i osjećajući se kao da ste već zaostali…

Čak i najjednostavniji zadatak može izgledati kao nepremostiva prepreka kada se obim posla poveća. Na prvi pogled, korespondencija se čini prilično jednostavnim procesom: dobijete email, odgovorite na njega. Međutim, nekoliko mjeseci kasnije, kada pokušate pronaći taj konkretni dio prepiske, lako se može desiti da potrošite znatnu količinu vremena u traganju, okrivljujući “duhove u mašini” da su je “izbrisali”. Tu najprije možete primijetiti naznake mogućeg “procesnog košmara” koji vreba u pozadini.

Ponekad kompanija nije pogodna za implementaciju sistema upravljanja radnim tokovima (da, i to je moguće). Njihov poslovni model može biti malo opušteniji i zapravo nemati potrebu za strukturom, jer sve sasvim dobro funkcioniše onako kako jeste. Ponekad, s druge strane, kompanije jednostavno nisu svjesne da bi trebale implementirati sistem upravljanja radnim tokovima. Jedan od jasnih pokazatelja da je neophodan odgovarajući sistem upravljanja radnim tokovima je nešto što često nazivamo „sindromom tabele i emaila“.