Ponekad kompanija nije pogodna za implementaciju sistema upravljanja radnim tokovima (da, i to je moguće). Njihov poslovni model može biti malo opušteniji i zapravo nemati potrebu za strukturom, jer sve sasvim dobro funkcioniše onako kako jeste. Ponekad, s druge strane, kompanije jednostavno nisu svjesne da bi trebale implementirati sistem upravljanja radnim tokovima. Jedan od jasnih pokazatelja da je neophodan odgovarajući sistem upravljanja radnim tokovima je nešto što često nazivamo „sindromom tabele i emaila“.

Pojam agilnog razvoja softvera pojavio se otprilike u vrijeme kada se akademska zajednica počela interesovati za ono što su softverski inženjeri radili kako bi sebi olakšali posao. U ovoj iterativnoj metodologiji „malih koraka“, koja za cilj ima pravovremenu realizaciju projekata, provode se opsežne analize, dok je identifikacija problema jasno odvojena od konkretnog razvoja. Od iste boljke pati i dizajn radnih tokova.

„Dizajn modela radnog toka“ - ovo zasigurno zvuči kao poduhvat koji se može izvesti isključivo pomoću najsavremenijeg softvera. Tako „tehnička“ formulacija sugeriše zagonetku koja zahtijeva sofisticirane alate i dubinsko poznavanje oblasti, a korisnika često ostavi u strahu pred nepoznatim. Ne treba napominjati da od pomoći nisu ni ezoterični žargon niti nizovi akronima koje su osmislili eksperti. Nejasan i sveobuhvatan izraz „poslovni procesi“ samo doprinosi zabuni.

Jako često čujemo klijente kako govore: „Imamo problem s internom komunikacijom koji pokušavamo riješiti informatičkim alatom. Treba nam sistem za upravljanje radnim tokovima."