Uvođenje promjena u načinu rada često se doima teškim i bespotrebnim poduhvatom, naročito ako trenutna praksa naizgled ne stvara probleme. Jer, zašto mijenjati nešto što radi? Ono što se pritom nerijetko zanemaruje jesu stvarni troškovi svakodnevnih, repetitivnih aktivnosti. Obrada ulaznih faktura svakako je jedna od takvih aktivnosti u većini organizacija, a za sobom povlači i niz na prvi pogled ne toliko primjetnih troškova.

Proces upravljanja narudžbama je faktor zbog kojeg eCommerce kompanije uspijevaju ili propadaju. Aspekti ovog procesa dotiču se svih drugih aspekata poslovanja. Kupac pravi narudžbu na web stranici, ona prolazi kroz ERP sistem, potom sve treba uskladiti sa dobavljačima, obraditi, otpremiti... Zapravo, u efikasnim eCommerce kompanijama ne postoji niti jedna instanca koja ne igra ulogu u procesu upravljanja narudžbama.

Čak i najjednostavniji zadatak može izgledati kao nepremostiva prepreka kada se obim posla poveća. Na prvi pogled, korespondencija se čini prilično jednostavnim procesom: dobijete email, odgovorite na njega. Međutim, nekoliko mjeseci kasnije, kada pokušate pronaći taj konkretni dio prepiske, lako se može desiti da potrošite znatnu količinu vremena u traganju, okrivljujući “duhove u mašini” da su je “izbrisali”. Tu najprije možete primijetiti naznake mogućeg “procesnog košmara” koji vreba u pozadini.

Ponekad kompanija nije pogodna za implementaciju sistema upravljanja radnim tokovima (da, i to je moguće). Njihov poslovni model može biti malo opušteniji i zapravo nemati potrebu za strukturom, jer sve sasvim dobro funkcioniše onako kako jeste. Ponekad, s druge strane, kompanije jednostavno nisu svjesne da bi trebale implementirati sistem upravljanja radnim tokovima. Jedan od jasnih pokazatelja da je neophodan odgovarajući sistem upravljanja radnim tokovima je nešto što često nazivamo „sindromom tabele i emaila“.

Pojam agilnog razvoja softvera pojavio se otprilike u vrijeme kada se akademska zajednica počela interesovati za ono što su softverski inženjeri radili kako bi sebi olakšali posao. U ovoj iterativnoj metodologiji „malih koraka“, koja za cilj ima pravovremenu realizaciju projekata, provode se opsežne analize, dok je identifikacija problema jasno odvojena od konkretnog razvoja. Od iste boljke pati i dizajn radnih tokova.

„Dizajn modela radnog toka“ - ovo zasigurno zvuči kao poduhvat koji se može izvesti isključivo pomoću najsavremenijeg softvera. Tako „tehnička“ formulacija sugeriše zagonetku koja zahtijeva sofisticirane alate i dubinsko poznavanje oblasti, a korisnika često ostavi u strahu pred nepoznatim. Ne treba napominjati da od pomoći nisu ni ezoterični žargon niti nizovi akronima koje su osmislili eksperti. Nejasan i sveobuhvatan izraz „poslovni procesi“ samo doprinosi zabuni.

Jako često čujemo klijente kako govore: „Imamo problem s internom komunikacijom koji pokušavamo riješiti informatičkim alatom. Treba nam sistem za upravljanje radnim tokovima."